1. Qui sommes-nous ?
OptaBat (et son module mobile OptaParc) est un logiciel en ligne (SaaS) édité par [À compléter : raison sociale de l'éditeur], [À compléter : forme juridique], dont le siège social est situé [À compléter : adresse], immatriculée sous le SIREN [À compléter : SIREN]. Contact données personnelles : [À compléter : e-mail de contact RGPD].
2. Responsable de traitement et sous-traitant
OptaBat est un outil professionnel utilisé par des entreprises du BTP (nos clients).
- Pour les données de nos clients et de leurs propres clients/salariés (demandes de devis, appels d'offres, véhicules et conducteurs du parc, états des lieux…), l'entreprise cliente est responsable de traitement et OptaBat agit comme sous-traitant (article 28 du RGPD), dans le cadre d'un accord de traitement des données (DPA).
- Pour la gestion de notre relation client (compte, facturation, support), nous sommes responsables de traitement.
3. Quelles données traitons-nous ?
| Catégorie | Exemples | Finalité |
|---|---|---|
| Compte utilisateur | e-mail, mot de passe (haché), nom, rôle | Authentification, accès |
| Devis / demandes | e-mails entrants, coordonnées client, contenu | Génération et suivi des devis |
| Appels d'offres | pièces de consultation, mémoires techniques | Analyse et réponse aux marchés |
| Parc auto (OptaParc) | véhicules, conducteurs (nom, e-mail), états des lieux, photos, PV, sinistres, amendes | Gestion de flotte |
| Documents (GED) | fichiers déposés par le client | Archivage et consultation |
| Journaux techniques | adresses IP, horodatages, erreurs | Sécurité et fonctionnement |
Nous ne collectons pas de données sensibles (article 9 du RGPD) de manière délibérée. Les photos d'états des lieux, utilisées uniquement pour l'objet du service, peuvent incidemment contenir des éléments identifiants.
4. Base légale
- Exécution du contrat : fourniture du service souscrit.
- Intérêt légitime : sécurité, prévention de la fraude, amélioration du service.
- Obligation légale : conservation comptable des factures.
- Consentement : le cas échéant, pour des communications non essentielles.
5. Intelligence artificielle
OptaBat utilise des services d'IA pour assister l'utilisateur (génération de devis, analyse d'appels d'offres, analyse d'images d'états des lieux, mémoire technique) :
- Anthropic (Claude) — traitement de texte et d'images. Serveurs situés hors Union européenne (États-Unis).
- OpenAI — génération d'« embeddings » pour la recherche dans la mémoire technique. Serveurs situés hors Union européenne (États-Unis).
Les données transmises le sont pour la seule exécution de la fonctionnalité demandée. Elles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles.
6. Sous-traitants (destinataires)
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Scaleway | Hébergement du stockage et envoi d'e-mails | France (UE) |
| Railway | Hébergement de l'application | [À compléter : région Railway] |
| Anthropic | Traitement IA (texte, images) | États-Unis (hors UE) |
| OpenAI | Embeddings de recherche | États-Unis (hors UE) |
| Apple | Distribution de l'app mobile OptaParc | États-Unis (hors UE) |
Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers.
7. Transferts hors Union européenne
Certains prestataires (Anthropic, OpenAI, Apple, et selon la région retenue, Railway) peuvent traiter des données en dehors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, les mécanismes de conformité propres à chaque prestataire.
8. Durées de conservation
- Compte : durée du contrat, puis suppression ou anonymisation.
- Documents et données métier : durée du contrat (exportables) ; jusqu'à 10 ans en cas de rétention longue activée par le client (obligations du BTP).
- Factures : 10 ans (obligation comptable).
- Journaux techniques : durée limitée (généralement 12 mois).
9. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives post-mortem. Pour les exercer : [À compléter : e-mail de contact RGPD].
Si vos données sont traitées par une entreprise cliente d'OptaBat (par exemple un conducteur enregistré dans OptaParc), adressez votre demande à cette entreprise, responsable de traitement ; nous l'assistons en tant que sous-traitant. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (www.cnil.fr).
10. Sécurité
Mots de passe hachés, accès cloisonnés par entreprise, échanges chiffrés (HTTPS), liens sensibles (signature, réservation) protégés par des jetons signés à durée limitée.
11. Cookies
L'application utilise le stockage strictement nécessaire à son fonctionnement (session, préférences). [À compléter : préciser si un outil de mesure d'audience tiers est utilisé, sinon indiquer l'absence de traceur publicitaire]
12. Modifications
La version en vigueur est celle publiée à cette adresse, datée en tête de document.